Details zum Ablauf des Projektaudits
Vorbereitung Projektaudit
- Formale Beauftragung des Projektaudits
- Sammlung von Projekteckdaten, Begreifen des "Bic Pictures"
- Definition bereitzustellender Dokumente
- Identifikation von Interviewpartnern und Vereinbarung von Interviewterminen
- Vorbereitung der Hilfsmittel
Dokumentenanalyse
- Strukturierung von bereitgestellten Dokumenten und grobe Durchsicht
- Detailanalyse von Projektmanagement-Dokumenten
- Inhaltliche Analyse von Dokumenten, Verträgen, Bestellungen und Protokollen
- Dokumentation der Erkenntnisse aus der Dokumentenanalyse
- Aufstellen erster Hypothesen und Bewertungen
- Klärung des Umgangs mit fehlenden Informationen, Annahmen
Thesenbildung und Interpretation
- Interpretation der gesammelten Informationen durch den Auditor
- Bewusste Konstruktion einer möglichen Wirklichkeit zum Projektstatus
- Aufzeigen von Eigen- und Fremdbilddifferenzen bei den Beteiligten
- Schaffung der Basis für weiterführende Empfehlung
Interviews
- Vorbereitung auf die jeweiligen Interviews (Strategie, Dauer, Einzel- bzw. Gruppeninterviews etc.)
- Durchführung von Interviews mit Projektleiter, Projektteammitgliedern, Projektauftraggeber, internen und externen Projektumwelten
- Laufende Dokumentation und Bewertung der Aussagen von Interviewpartnern
- Verifizieren von Thesen aufgrund der Dokumentenanalyse und der ersten Gespräche
Berichterstellung und Präsentation der Ergebnisse
- Adaptierung bestehender / Erarbeitung zusätzlicher Thesen
- Quantitative und qualitative Auswertung der Ergebnisse
- Erstellung des strukturierten Auditberichts
- Einholen der Stellungnahme des Projektleiters
- Dokumentation von identifizierten Stärken und Schwächen sowie von subjektiven Empfehlungen
- Vorbereitung und Durchführung einer Abschlusspräsentation
- Vereinbarung der weiteren Vorgehensweise und des Umgangs mit den Auditergebnissen