Change Case - wie arbeiten wir?
Einführung von Projektmanagement / Prozess-Implementierung
Kontext:
Ein Weltmarktführer ist mit zunehmendem Wettbewerbsdruck aus Südostasien konfrontiert. Daher sollen die Kosten sowie die Geschwindigkeit in der Produktentwicklung gesenkt, die ausgeprägte Qualitäts- und die Kundenorientierung jedoch bewahrt werden.
Die Prozesse der Auftragsabwicklung und Produktentwicklung sind stark projektorientiert ausgerichtet. Bisher gab es jedoch in der Mehrspartenorganisation kein gemeinsames, wirksames Projektmanagement-Verständnis. Projekte lieferten zu spät, zu teuer und entsprachen nicht den Kundenanforderungen. Dies soll nun kurzfristig verändert werden. Eine besondere Herausforderung sind dabei die starken, gewachsenen Bereichskulturen sowie die unterschiedlichen Prozesse in der Zentrale und den dezentralen regionalen Einheiten.
Startphase
In einer ersten Arbeitssequenz werden Ziele und Umfang der angestrebten Veränderungen herausgearbeitet. Dieses „Change Assessment“ wird mit einem strukturierten Ansatz vorbereitet und in einem Führungskräfte-Workshop ausgewertet. Zum Schluss wird ein belastbares, verständliches Zielbild formuliert; mittels einer Veränderungslandkarte wird der bevorstehende Einführungsprozess klar dargestellt. Die Führungsmannschaft ist über ihre Sponsorenrolle informiert, eine erste „Change Story“ abgestimmt. Die Führungskräfte sind sich einig und gehen voran – der Change ist gestartet.
Planung
Auf Basis des Zielbildes erstellt das Projektkernteam eine detaillierte Change-Architektur, das zentrale Element des Projektplans. Der Projektplanungsprozess wird mit einer Auswirkungsanalyse vorbereitet. Die zentralen Handlungsbereiche (Strategie, Struktur, Kultur) werden herausgearbeitet und an-schließend top-down verfeinert. Die „Dramaturgie“ der Maßnahmen wird festgelegt (Ablauf, Beteiligte, Zielgruppen, Elemente). Das Grundmuster der Architektur umfasst Elemente zur Beteiligung, Mobilisierung, Kommunikation und Qualifikation. Die Nachhaltigkeit der Prozessimplementierung wird bereits in der Architektur-Entwicklung berücksichtigt. Maßnahmen zur begleitenden Evaluierung und des Fortschrittscontrollings sind abgestimmt.
Umsetzung
Die Maßnahmen der Change-Architektur zielen auf die Veränderungsfähigkeit und auf die Veränderungsbereitschaft der Betroffenen. Für diese sind Veränderungen Chance und Risiko zugleich, Veränderungen lösen daher immer Emotionen aus. Menschen wollen überzeugt werden. Mit wirksamen, nachhaltigen Veränderungen gelingt es, die Betroffenen abzuholen und mitzunehmen. Diese emotionale Seite von Veränderungen kann mit analogen Interventionen begleitet werden. Symbole, erlebnisorientierte Maßnahmen und spielerische Interventionen wirken auf der emotionalen Ebene, um Menschen zu bewegen.