Nordafrika und Nahost: Wenn Projektteams zwischen die Fronten geraten
Notfall-Listen helfen Projektteams durch das Chaos politischer Unruhen
Regierungstruppen und Rebellen liefern sich seit Februar 2011 erbitterte Gefechte: Zwischen den Fronten in Libyen stehen auch viele ausländische Unternehmen - insbesondere deren Projektteams vor Ort. So mussten Maschinenbauunternehmen blitzschnell in Libyen Baustellen stilllegen. „Die Projektteams stehen vor gewaltigen Herausforderungen“, berichtet Alexander H. Kogler, Managing Partner der Unternehmensberatung next level consulting. Die Krisen treffen vor allem mittelständische Unternehmen hart, für sie können politische Unruhen existenzbedrohend werden. „Ich kenne Unternehmen, die in Libyen gleich mehrere Projekte abbrechen mussten“, berichtet Kogler aus seiner Beratungspraxis.
Libyen und andere Länder Nordafrikas sind mit ihren gegenwärtigen Unruhen kein Einzelfall. In vielen Ländern gärt es politisch – und die Exportnation Deutschland treibt auch dort ihre Projekte voran. Deutsche Unternehmen bauen dort Fabriken und Kraftwerke, wirken an Infrastrukturvorhaben mit oder verbessern die Telekommunikationstechnik. Von politischen Tumulten oder Bürgerkrieg überrascht stehen Unternehmen vor zwei großen Aufgaben. Zum einen müssen sie schleunigst ihre Projekte stoppen. Trotz aller Hektik gehen sie systematisch vor und konservieren ihr Projekt so, dass später die Arbeiten schnell wieder aufgenommen werden können. Zum anderen müssen sich Unternehmen daheim vor den Ausläufern der Krisen rüsten. „Jede Krise, in die ein Unternehmen verwickelt wird, verunsichert Mitarbeiter, Lieferanten, Banken und andere Partner“, weiß Alexander Kogler, „deshalb sollten Unternehmen sofort die Krisenkommunikation starten und Gerüchten umgehend die Nahrung entziehen.“ Was Fachleute Projektteams und Unternehmen empfehlen, wenn es am Einsatzort politisch brenzlig wird:
- Projekte strukturiert „herunterfahren“: Projekte zu unterbrechen kostet immer Geld. Doch besonnenes, strukturiertes Anhalten der Projekte kann diesen Schaden mindern. Zu den wichtigsten Stationen im Fahrplan gehören beispielsweise die Bestandsaufnahme („Wo stehen wir im Projekt – und was wäre der nächste Schritt?“), das Stoppen von Zulieferungen, das Einlagern von Material und Werkzeug, den Schutz von Baustellen („Konservierung“) und die Regelung von Zahlungen etwa an Lieferanten und von Kunden. Fachleute empfehlen vorbereitete Checklisten. Krisen bringen immer Anspannung und Stress mit sich; Notfall-Listen helfen, auch unter psychisch hohem Druck richtig zu handeln.
- Projekte von Anfang an dokumentieren: Einmal unterbrochene Projekte wieder in Gang zu setzen kann Wochen dauern. Das Team, das die Arbeit wieder aufnimmt, muss sich erneut in die Baustelle einarbeiten und an das bisher Geleistete anknüpfen. Hilfreich ist eine ausführliche Dokumentation, in dem der bisherige Weg des Projekts detailliert beschrieben ist. Dies gilt nicht nur für technische Entwicklungen, sondern auch für das Projektmanagement - beispielsweise für Absprachen zwischen den Beteiligten, Planänderungen, Personalplanung oder Budgetentscheidungen. Entscheidender Punkt: Das Team muss das Projekt buchstäblich vom ersten Tag an dokumentieren – und nicht erst dann Aufzeichnungen starten, wenn sich Krisen abzeichnen.
- Rechtliche Konsequenzen von „höherer Gewalt“ beachten: Politische Unruhen fallen zumeist rechtlich in die Rubrik „force majeure“, also höhere Gewalt durch unabwendbare Ereignisse. Kommt es zu Staatskrisen, so treten häufig Vertragsklauseln in Kraft, die unmittelbar Einfluss auf das Haftungsrecht haben können. So muss der Eintritt von „höherer Gewalt“ in vielen Fällen unverzüglich beispielsweise Kunden, Lieferanten, Banken oder Versicherungen gemeldet werden – eine formaljuristische Aufgabe, die Unternehmen unter dem Eindruck sich überschlagender Krisenereignisse immer wieder versäumen.
- Krisenkommunikation sofort starten: In Krisensituationen zu schweigen gilt unter Fachleuten als kapitaler Strategiefehler. Krisen erschüttern Unternehmen mit ihren Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Eigentümern und Partnern bis ins Mark. „Die Menschen wollen wissen, welche Folgen die Krise hat und wie es weitergeht“, sagt Kogler, „in Krisensituationen sollten Unternehmen deshalb von sich aus zügig die Fakten mitteilen, die weder beschönigt noch dramatisiert sind.“ Zurückgehaltene Informationen wecken in der Regel immer Misstrauen. Ebenfalls wichtig: Krisenkommunikation soll Mitarbeitern das Gefühl geben, dass ihr Unternehmen an Lösungen arbeitet. Deshalb richten Kommunikationsprofis den Blick in die Zukunft und stellen die Aktionen zur Krisenbewältigung in den Mittelpunkt ihrer Informationspolitik.
- Gerüchten umgehend entgegentreten: Auf dem Nährboden von Krisen gedeihen Gerüchte besonders gut. Sie verselbständigen sich und sind kaum wieder „einzufangen“. Kommunikationsprofis reagieren bei Gerüchten sofort und bekämpfen den gefährlichen Tratsch mit sachlich-überzeugenden Fakten. Entscheidend: Wer vor die Öffentlichkeit tritt und für das Unternehmen informiert, muss sich intern über die Inhalte abstimmen. Viele Unternehmen bilden deshalb auch Krisenstäbe und bestimmen einen Sprecher. „Nichts ist schlimmer als unstimmig wirkende Informationen von den Krisenmanagern oder aus der Unternehmensführung“, sagt Kogler.
Über next level consulting:
next level consulting bietet Beratungsdienstleistungen für Projekt- und Prozessmanagement, sowie für die Entwicklung von projekt- und prozessorientierten Organisationen. Seit Gründung im Jahr 2000 trainierte next level mehr als 45.000 Projektmanager und betreute weltweit rund 1.000 Kunden sowie 1.500 Projekte. Mit rund 100 Beratern ist das Unternehmen vorwiegend tätig in der IT und Telekommunikation, im Anlagenbau, in der Pharmabranche sowie in den Bereichen Produktion & Fertigung, Dienstleistung, Banken, Versicherungen und Non Profit Organisationen. Hauptsitz in Wien, Niederlassungen in Deutschland (Bonn), in der Schweiz (Zürich), Büros in der Slowakei (Bratislava) und in Kroatien (Zagreb).
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