Autorentrio mit Methoden und Tipps zum Prozessmanagement
Komplexe Abläufe im Unternehmen - einfach steuern!
Nur fünf Prozent der deutschen Unternehmen gelingt es, Prozessmanagement vollständig in ihre Strategie zu integrieren – obgleich sich 90 Prozent der Unternehmen bereits intensiv mit diesem Thema befasst haben. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie des „Kompetenzzentrums für Prozessmanagement und Organisationsentwicklung“ (KPMO GmbH, Köln). Demnach hindern Zeitmangel, Akzeptanzprobleme und mangelnde Projektmanagement-Kompetenz Unternehmen daran, ihre Arbeitsabläufe („Prozesse“) zu verbessern und effizienter zu gestalten. Nicht nur mit Prozessmanagement, sondern grundsätzlich mit Veränderungsprojekten tun sich diese Unternehmen schwer.
Bei diesen allgegenwärtigen Problemen setzen die Autoren Christina Hiller, Peter Minar-Hödel und Hansjörg Zahradnik an. Die drei Experten der Beratungsgesellschaft „next level consulting“ (Bonn) haben jüngst ihr Buch „Prozessmanagement. Prozesse effizient gestalten und steuern“ vorgestellt, einen instruktiven, leicht verständlichen und an der Praxis orientierten Ratgeber. Mit einfachen Worten und ohne theoretischen Ballast lüften sie ihre „Erfolgsgeheimnisse“ für Prozessmanagement. Die Einsicht der Autoren: Unternehmen dürfen es mit dem Prozessmanagement „nicht zu weit“ treiben.
„Es geht darum, Prozessmanagement allein dort zu betreiben, wo es sinnvoll ist“, erklärt Hansjörg Zahradnik. „Dabei gilt: Ohne Leidensdruck gelingt kein Prozessmanagement!“ Unternehmen sollten sich die Frage stellen, welchen Nutzen die Optimierung der Arbeitsabläufe langfristig bringen kann. Laut KPMO-Studie erwarten Unternehmen insbesondere ein besseres Verständnis für das eigene Geschäftsmodell und eine Verbesserung der Qualität (jeweils von 60 Prozent der Unternehmen genannt). Rund die Hälfte der befragten Firmen gaben kürzere Durchlaufzeiten und die Senkung der Prozesskosten als Motivation für Prozessmanagement an.
Doch diese Vorteile durch Prozessmanagement „ernten“ Unternehmen erst, wenn das Prozessmanagement reibungslos funktioniert. In ihrer Beratungspraxis beobachtet das Autorentrio, dass die Einführung und Umsetzung häufig zu „technisch“ betrieben und der „Faktor Mensch“ übersehen wird. „Allein der Umstand, dass sich jemand für Details in den Arbeitsabläufen interessiert, kann in der Organisation für Unruhe sorgen“, warnt Christina Hiller. Die Mitarbeiter sind verunsichert: Ihre täglichen Arbeitsroutinen werden überprüft. Hiller weiter: „Und wer weiß über diese Routinen schon so viel wie der Mitarbeiter selbst? Daher muss man einen konstruktiven, gemeinsamen Diskussionsprozess mit den Mitarbeitern etablieren.“
So empfehlen die Autoren, bei der Diskussion mit Mitarbeitern vor allem den Blick auf die Stärken von Arbeitsabläufen zu richten. Diese positive, würdigende Perspektive sichert die Akzeptanz. „Es kann ja nicht alles schlecht sein – sonst würde der Prozess gar nicht funktionieren“, erklärt Peter Minar-Hödel, „auf diese Weise kann man gemeinsam mit denjenigen, die ihre Unternehmensabläufe am besten kennen – den eigentlichen Prozessexperten – eine Arbeitsebene aufbauen.“ Einen weiteren Eckpfeiler für die Praxis bildet, so der Fachmann, die gemeinsame Erarbeitung von Ergebnissen im Rahmen eines zielstrebigen Projekts, das alle Beteiligten an einen Tisch holt. Auch dadurch können Akzeptanz und Erfolg von Prozessmanagement steigen.
Weitere Tipps und Tricks, wie Projekte zur Etablierung oder Verbesserung von Prozessen aufgesetzt werden können, erläutern die Autoren in ihrem Buch an Hand von Beispielen und bewährten Methoden aus ihrer langjährigen Beratungspraxis. Neben Definition und Grundlagen des Prozessmanagements geben sie Tipps, was prozessorientierte Arbeitsweise für ein Unternehmen bedeutet und in welchen Schritten man vorgeht bei der Einführung, Durchführung, Steuerung und Weiterentwicklung. Hinweise zu Beratung und Coaching im Prozessmanagement sowie ein eigenes Kapitel zu praktischen Methoden inklusive Methodensteckbriefen runden den Praxisratgeber ab.
Informationen zum Buch:
Christina Hiller, Peter Minar-Hödel, Hansjörg Zahradnik: „Prozessmanagement. Prozesse effizient gestalten und steuern“ (ISBN 390188050X), EUR 39,50
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Redaktionelle Rückfragen:
Raphaela Bel, Tel.: 0228/289260, raphaela.bel@nextlevelconsulting.eu