Mit fünf Schritten Projekt-Risiken in den Griff bekommen
Die Gefahren bei Projekten nicht verdrängen
Während der Testphase kämpfte das IT-Projektteam mit mächtigen Problemen. Einige Komponenten der neuen Business-Software, die das Team entwickelte, versagten bei den Tests. Auch wurden über Nacht zwei wichtige Programmierer in ein anderes Projekt abgerufen. Obendrein wechselte der Ansprechpartner bei einem Zulieferer; sein Nachfolger musste sich mühevoll einarbeiten. „Diesen Schlamassel konnten wir nicht ahnen“, entschuldigte sich der Projektmanager für die entstandenen Terminverzögerungen. Doch solche Ausflüchte lassen Projektmanagement-Fachleute nicht gelten. Viele der Schwierigkeiten, die das Projekt im Zeitplan um drei Monate zurückwarfen, waren beim Projektstart absehbar. Zu diesem frühen Zeitpunkt hätte sich das Team gut gegen die Kalamitäten wappnen können.
Risikomanagement zählt zu den wichtigsten Aufgaben bei Projekten. Doch viele Beteiligte drücken sich um diese Aufgabe. Einige Projektmanager stecken angesichts der Gefahren ihres Vorhabens den Kopf in den Sand und scheuen sachliche Bestandsaufnahme und Diskussion. Andere verschleiern die Risiken mit pseudowissenschaftlichen Zahlenkolonnen. „Manche Projektmanager versuchen ‚im stillen Kämmerchen‘ die Risiken zu analysieren und Vorsorge zu treffen“, hat Projektmanagement-Fachmann Stephan Holzgruber beobachtet. Ein großer Fehler! Für gutes Risikomanagement sei es entscheidend, die Gefahren aus vielen Blickwinkeln und durch die Brille unterschiedlicher Fachleute zu betrachten. „Risikomanagement ist Teamwork aller Beteiligter“, erklärt der 42-jährige Spezialist bei der Unternehmensberatung „next level consulting“ (Bonn). In fünf Schritten bekommen Profis die Risiken von Projekten in den Griff:
Erstens: Die Projekt-Aufgabe „Risikomanagement“ sorgfältig planen. Welche Personen werden daran beteiligt, Risiken zu ermitteln und Vorsorge zu treffen? Mit welchen Methoden und Arbeitsformen soll die Aufgabe gelöst werden? Wie wird die Kommunikationsstruktur für das Risikomanagement aufgebaut?
Zweitens: Interdisziplinär mit allen Beteiligten mögliche Risiken erkennen und auflisten. Dabei hilft klassisches Brainstorming. Welche Unwägbarkeiten und Gefahren können dem Projekt Schwierigkeiten bereiten? Welche Annahmen und Voraussetzungen liegen diesen Risiken zugrunde? Welche Erfahrungen aus zurückliegenden Projekten lassen sich nutzen? Manche Projektmanager benennen sogar einen „advocatus diaboli“, der bewusst „schwarzsieht“ und die Gefahren zuspitzt.
Drittens: Die Risiken bewerten. Nicht jedes Risiko stellt direkt den gesamten Projekterfolg in Frage. „Das Team muss Ordnung in die Liste bringen. Es muss jedes Risiko danach bewerten, wie stark dieses das Projekt gefährden kann und wie hoch die Eintrittswahrscheinlichkeit ist“, sagt Stephan Holzgruber. Dabei sollte das Team auch abschätzen, wie sich der Eintritt eines Risikos auf Kosten, Termine und Qualität auswirkt. Ist die Risikoliste nach Wichtigkeit geordnet, kann das Team mit ihr weiterarbeiten.
Viertens: Sich gegen Risiken absichern und Maßnahmen bestimmen. Profis folgen einer zweigleisigen Strategie. Viele Risiken lassen sich durch Gegenmaßnahmen früh „entschärfen“. Andere Risiken werden das Projekt begleiten; auf diese Risiken bereitet man sich mit Notfallplänen vor, die zur Hand sind, wenn die Gefahr eintritt.
Fünftens: Risiken und Gegenmaßnahmen während des Projekts im Auge behalten und steuern. Profis stellen sicher, dass die beschlossenen Maßnahmen zuverlässig umgesetzt werden. Zudem bewerten sie die Risikolage ihres Projekts regelmäßig neu und verändern entsprechend die Gegenmaßnahmen. „Akzeptiert das Team Risiken als normale Begleiterscheinung von Projekten, so kann professionell umgesetztes Risikomanagement das Vorhaben gut in der Spur halten“, weiß Experte Holzgruber.
Über next level consulting:
next level consulting bietet Beratungsdienstleistungen für Projekt- und Prozessmanagement, Change Management sowie für die Entwicklung von projekt- und prozessorientierten Organisationen. Mit über einhundert Experten ist next level consulting für Unternehmen verschiedener Branchen tätig, vorwiegend aus IT und Telekommunikation, Maschinen- und Anlagenbau, Industrie sowie Pharma, Mobility und Logistik, Banken und Versicherungen. Darüber hinaus führt das im Jahr 2000 in Wien gegründete Unternehmen Beratungsprojekte auf dem Gesundheitssektor, in der öffentlichen Verwaltung sowie bei NGOs durch. Die Unternehmensberatung unterhält Büros in Österreich, Deutschland, Schweiz, Kroatien, Slowakei und Südafrika.
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