next level solutions
Das projekthandbuch.xl bei der Deutschen Telekom
Oft wäre es angenehm ein Thema „erledigt“ zu haben. Wir leben jedoch in einer Welt, in der wir laufend auf Veränderungen reagieren müssen. Im IT-Bereich sind deshalb auch agile Entwicklungsansätze etabliert, um Unklarheiten und veränderte Anforderungen managen zu können.
Eine mögliche Alternative stellen jedoch auch sehr einfache IT Lösungen dar, welche schnell und kostengünstig implementiert, verändert und bei Bedarf auch wieder abgelöst werden können. next level solutions will in diesem Artikel die Vorteile einer einfachen Architektur am Beispiel des projekthandbuch.xl, welches bei der Deutschen Telekom im Bereich Technik seit ca. 8 Jahren eingesetzt wird, näherbringen.
Im Jahr 2001 wurde nach einer Analyse und Konzeption bei der Deutschen Telekom der Konzernstandard “pm excellence” zum Projektmanagement freigegeben. Die Methoden, Prozesse und Rollen waren zwar sehr durchdacht, aber es gab kein einheitliches Planungs- und Dokumentationstool. Es gab eine Word-Vorlage für ein Projekthandbuch, in dem alle Daten mehrfach eingetragen werden mussten und MS Powerpoint, MS Excel und MS-Project brauchte man auch noch.
Der Bereich Technik hat sich 2004 entschlossen, zumindest für kleine Projekte eine integrierte Excel-Vorlage zu nutzen. Die PHB Light Vorlage basierte auf einer sehr frühen Version des Standard-Tools projekthandbuch.xl, welches auf Basis der damaligen Komplexität innerhalb weniger Wochen implementiert wurde.
Basierend auf dem Feedback der Nutzer wurden Methoden verändert und angepasst, Schnittstellen geschaffen und Darstellungen verändert, so dass das Projekthandbuch inzwischen das primäre Werkzeug zur Planung und zum Controllen mittlerer Projekte wurde und andere Planungswerkzeuge weitgehend verdrängt hat. Trotz aller organisatorischen Veränderungen und Diskussionen, welche IT-Lösungen bleiben und welche weiterentwickelt werden müssen, bildet das PHB Technik heute die Basis des Einzelprojektmanagements für den Bereich Technik mit ca. 20.000 Mitarbeitern und übergibt Daten an eine zentrale Web/DB-Lösung. Die bereits fünfte Version des Tools ist in Deutsch und Englisch verfügbar und bildet ein verbessertes Risikomanagement ab, um auch im internationalen Bereich genutzt zu werden.
Die einfache IT-Architektur hat bezüglich Performance, Nutzerberechtigung und zentraler Datenverwaltung klare Grenzen. Die Vorteile auf Veränderungen von Organisationsstrukturen, Anforderungen und Systemlandschaft überwiegen jedoch bei weitem. Das Eingehen auf sich verändernde Anforderungen und die laufende Optimierung bilden neben organisatorischen Begleitmaßnahmen (Training, Anleitung, Releasenotes, Einbindung in elektronische und physische Kommunikationsstrukturen) die Basis für die hohe Akzeptanz des Tools und das immer breiter werdende Einsatzgebiet.
Rolf Schröder, Verantwortlicher für das Projektmanagement im Bereich Technik Deutschland:
„Die einfache IT Architektur hat bei uns die Akzeptanz sehr erhöht und lässt sich den sich ändernden Anforderungen schnell und kostengünstig anpassen.“
Alexander Peschke, Leiter next level solutions:
„Ich hätte 2004 nicht damit gerechnet, dass die implementierte Lösung grundsätzlich 8 Jahre danach noch im Einsatz ist und von so vielen Projektleitern genutzt wird. Außerdem ist es faszinierend wie sehr sich das Tool von der ersten Version auf die aktuelle Version weiterentwickelt hat, wenn man die beiden direkt miteinander vergleicht.“