Schulungskonzept wichtiger Erfolgsfaktor für die Software-Einführung
Andreas Hofer sammelte als IT-Projektleiter in vielen Bereichen bei Siemens Erfahrung. Seit zwei Jahren ist er Leiter des Teams Systems Engineering im Sektor Industrie IT PLM. Unter Systems Engineering wird der übergreifende Ansatz zur Integration aller Tools vom Konzept über die Produktion- bis zur Betriebsphase verstanden. Sein Team ist verantwortlich für die Planung, die Umsetzung und auch für den Betrieb dieser Tools.
next news: Welche wichtigen Vorteile bietet das veränderte Ressourcen-Management?
Andreas Hofer
A. Hofer: Früher gab es eine Vielzahl von unterschiedlichen Quellen. In den Personalunterlagen wurden z.B. die Arbeitszeiten verwaltet, das Controlling verwaltete die Stundensätze, Führungskräfte kannten Ihre Mitarbeiter und deren Fähigkeiten. Seit dem Einsatz von Planview gibt es nur noch "One single point of truth". Das bedeutet eine konsistente Verwaltung der Personaldaten mit Arbeitszeit, Stundensätze, Organisationszugehörigkeit, und ihrer Rolle. Des Weiteren wurden früher Ressourcen und Ausgaben separat geplant. Mit Planview ist es jetzt möglich sowohl Mitarbeitern als auch Ausgaben zeitbezogen in einem Tool zu planen. Man erhält damit ein Gesamtbudget inkl. einer monatsgranularen Übersicht über die geplante Arbeitsauslastung für jeden einzelnen Mitarbeiter. Der große Vorteil für den Ressourcenmanager und den Projektleiter liegt darin, Mitarbeiteranforderungen mit den tatsächlich vorhandenen Mitarbeitern optimal zu besetzen und Konflikte innerhalb von Projekten frühzeitig zu erkennen und gegebenenfalls Gegenmaßnahmen einzuleiten.
next news: Können Sie uns Zahlen, Daten und Fakten im Rahmen der Implementierung nennen?
A. Hofer: Ein erster Prototyp stand bereits nach drei Monaten zu Testzwecken zur Verfügung. Nach ca. zwölf Monaten wurde die erste Stufe bei zwei Geschäftsgebieten im Sektor Industrie produktiv eingeführt. Hierfür mussten knapp 250 User an mehr als neun Standorten (davon zwei außerhalb von Deutschland) von next level consulting geschult werden. Diese 250 User haben dann mit dem Planview Tool schrittweise 2.400 Ressourcen verplant. Eine beachtliche Leistung von allen Beteiligten.
next news: Wie haben Sie die Software ausgewählt und welche Herausforderungen entstanden bei der Einführung?
A. Hofer: Bei der Auswahl der Software haben wir es uns leicht gemacht und einfach geschaut was wir bereits im Hause haben. Siemens PLM Software und Planview haben seit Juni 2009 eine Partnerschaft und von daher war für uns klar Planview Enterprise zu verwenden.
next news: Was war wichtig bei der Vorbereitung und beim Training der Projekt- und Ressourcenmanager?
A. Hofer: Wir haben praktisch bis fast zum Schluss noch an der Konfiguration von Planview optimiert, so dass für die Erstellung der Trainingsunterlagen nur wenig Zeit blieb. Ganz wichtig war das die Dauer der Trainings nicht länger als maximal zwei Tage dauern sollten. Diese zwei Tage waren aber sinnvoll investiert, weil die Mitarbeiter sowohl eine neue Vorgehensweise als auch eine neues Tool kennenlernen mussten. Das heißt die Trainer mussten bereits über Planview Know-how verfügen und sich sehr schnell in die Siemens spezifischen Prozesse hineinfinden. Zusätzlich sollten alle Trainings innerhalb von 6 Wochen stattfinden. Planview und next level consultig haben all diese Vorgaben ausgezeichnet gelöst.
next news: Welche Maßnahmen wurden zur Akzeptanzsicherung ergriffen?
A. Hofer: Tatsächlich ist es vor allem wichtig zunächst einen einheitlichen Prozess mit einem gemeinsamen Ziel zu etablieren. Mit den verstreuten Einzellösungen vor der Planview Einführung war dies nicht möglich. Das gemeinsame Ziel muss vom Management voll getragen werden. Dies wurde im Trainingskonzept von next level consulting dadurch unterstützt, dass am Beginn der einzelnen Trainings ein Siemens Führungsmitglied für Fragen und Antworten zur Verfügung stand. Gleichzeitig wurden aber auch die großen Vorteile durch den Einsatz von Planview herausgearbeitet und diese den Mitarbeiten nahegebracht. Der Aufbau eines eigenen Teams, welches die Mitarbeiter bei der Einführung bestmöglich unterstützte rundete den Service während der Implementierung ab.
next news: Was würde Sie rückblickend Kollegen empfehlen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen?
A. Hofer: Wie bereits vorher gesagt ohne einheitlichen Prozess und die volle Unterstützung des Managements geht es nicht. Wichtig ist aber auch, dass die Mitarbeiter ihren Vorteil bei der Nutzung des Tools erkennen, das heißt hier muss man sehr viel Überzeugungsarbeit leisten weil erfahrungsgemäß allem was neu ist erst einmal mit großer Skepsis begegnet wird. Ist es gelungen ein paar Leistungsträger zu überzeugen klappt der Rest meist viel besser.
next news:Wie geht es weiter?
A. Hofer: Mittlerweile stehen wir kurz vor der Einführung der zweiten Stufe. Hierbei geht es vor allem darum die Plan- und die Ist-Welt miteinander zu verbinden. Durch die Gegenüberstellung mit den Ist-Kosten kann die Planung angepasst und damit der Forecast (voraussichtliche Istkosten) verbessert werden. Künftig wird die Lösung noch weiter ausgebaut. Erste Ansätze mit den Verantwortlichen der Portfolio Planung sind sehr vielversprechend. Außerdem haben wir viele Anfragen von weiteren Geschäftsgebieten welche wir ebenfalls integrieren werden.
next news bedankt sich für das Gespräch!