Weiterentwicklung Projektmanagement - ein Fallbeispiel
"Neuartige, komplexe und risikoreiche Vorhaben bedürfen einer flexiblen Form des Managements!" - Dr. Walter Fraißler, Leiter Organisation, Verbund
Der Verbund verfügt bereits seit langem über Know-how im Management von Projekten. Dennoch: der Bedarf nach einem konzernweit einheitlichen Verständnis von Projektabläufen und nach einem Instrument zur Steuerung des Projektportfolios führte zum Start einer Maßnahme zur Professionalisierung des Projektmanagements im Verbund. Ein Erfahrungsbericht.
"Ein Unternehmen braucht die Linienorganisation für das Tagesgeschäft. Aber wenn Dinge nicht zum alltäglichen Geschäft gehören und Abteilungen quer durch das ganze Haus betreffen, dann brauchen wir Projektmanagement."
Mit dieser Aussage hat Generaldirektor Haider im Rahmen eines Projektmanagement-Tages auf die Wichtigkeit des Projektmanagements für den Verbund hingewiesen. Und er bringt damit das Thema genau auf den Punkt: neuartige, komplexe, abteilungs¬übergreifende und gegebenenfalls risikoreiche Vorhaben erfordern eine flexible Form des Managements und der Organisation.
Projektmanagement-Methoden gehören im Verbund schon seit jeher zum Management-Instrumentarium. Dies ist auch in den internen Grundsätzen für Führung, Zusammenarbeit und Kommunikation festgeschrieben: "Wir arbeiten mit einer projekt- und prozessorientierten Organisation."
Der Status des Projektmanagements im Verbund findet seinen Ausdruck auch in einer seit 1992 existierenden Regelung, in deren ursprünglicher Fassung bereits die wichtigsten PM-Begriffe, PM-Rollen und in Ansätzen auch der PM-Prozess beschrieben waren. Praxis war jedoch
- keine konzernweit einheitliche Vorgehensweise in Projekten,
- kein einheitliches Projektmanagement-Verständnis,
- eine inflationäre Verwendung des Begriffs "Projekt" und
- kein institutionalisiertes Instrument zur Überwachung und Steuerung von Projekten auf übergeordneter Ebene.
Dieser Befund wurde durch eine interne, schriftliche Befragung zum Projektmanagement im April 2003 untermauert. Der Vorstand beschloss daher Ende 2003 den Start des Projekts "Einführung Projektportfolio-Management".
Das Projekt konzentrierte sich im großen und ganzen auf zwei Themenschwerpunkte:
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Weiterentwicklung und Vereinheitlichung des Einzelprojektmanagements.
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Aufbau eines Projektportfoliomanagements samt Einführung eines einfachen Tools zur Unterstützung bei der Projektportfoliosteuerung.
Die Projektleiterrolle wurde intern durch den Leiter der Holding-Abteilung "Organisation", Herrn Dr. Walter Fraißler, besetzt. Externe Expertise wurde durch Herrn Michael Müllner, Berater bei next level consulting, eingebracht. Durch diese Vorgehensweise wurde eine optimale Kopplung von unternehmensinternem und -externem Wissen erreicht.
Ein wesentlicher Punkt für den Projekterfolg war die schon frühzeitige Einbindung und Information aller betroffenen Tochtergesellschaften und Organisationseinheiten. Dadurch wurde eine Abstimmung mit bestehenden Strukturen sichergestellt und die Akzeptanz für die Neuerungen konnte frühzeitig gefördert werden.
Sorgfältige Planung und aktive Projektsteuerung führten zu einer vollständigen Erreichung der Projektziele, sodass die neuen Methoden und Strukturen zum Einzelprojekt- und Projektportfoliomanagement bereits mit Juni 2004 implementiert und Verbund-intern im Rahmen eines "Projektmanagement-Tages" vorgestellt werden konnten. Fundiertes Projektmanagement-Wissen, ein breiter Erfahrungsschatz und hohe soziale Kompetenz des Beraters unterstützten die Erreichung dieses Zieles.
Die neuen Regelungen zum Projektmanagement beinhalten neben einem Analyse-Werkzeug zur eindeutigen Definition von Projekten („Projektwürdigkeitsanalyse“) auch die Beschreibung des PM-Prozesses und sämtlicher PM-Rollen. Darüber hinaus werden noch zusätzliche Inhalte (detaillierte Teilprozess- und Rollenbeschreibungen, Werkzeuge und Formulare zum Projektmanagement etc.) anwenderorientiert aufbereitet, um Projektleiter bzw. Projektbeteiligte optimal bei der Erledigung ihrer Projektmanagementarbeiten zu unterstützen.
Weiters wurde im Rahmen des Projekts das interne Schulungskonzept überarbeitet und erweitert. Die von next level consulting aufbereiteten Schulungsinhalte sind an die neuen PM-Methoden und –Strukturen angepasst und garantieren somit, dass die Schulungsteilnehmer das in den Schulungen erworbene Wissen eins zu eins in der Praxis anwenden können.
Zur Stärkung der PM-Kultur wurden die Projektergebnisse im Rahmen eines eigenen Projektmanagement-Tages präsentiert und ein regelmäßig erscheinender PM-Newsletter gestartet.
Zur Evaluierung der im Juni 2004 implementierten Projektmanagement-Regelungen hat im April 2005 eine Umfrage stattgefunden, in der Projektauftraggeber, Projektleiter und Projektbeteiligte nach ihrer Meinung zu den PM-Methoden und –Werkzeugen befragt wurden. Diese Umfrage hat gezeigt, dass die erarbeiteten Regelungen eine sehr gute Basis für das Projektmanagement darstellen, die PM-Rollen aber in der Praxis durchaus noch stärker gelebt werden sollen. Daher wurde vor kurzem ein konzernweiter Erfahrungsaustausch zwischen den Projektleitern initiiert.
Ebenso bestätigte die Teilnahme am Forschungsprojekt "project orientation [austria]" der WU-Wien im Frühjahr 2005 den inzwischen erreichten hohen Standard an Projektmanagement-Methodik.
Der Verbund (Österreichische Elektrizitätswirtschafts-AG), gegründet 1947, ist Österreichs führendes Elektrizitätsunternehmen. Erfahrung und Kompetenz in Stromerzeugung, -transport und -handel haben den Wasserkraftkonzern zudem zum anerkannten Energiepartner in Europa gemacht. Der Konzern, börsenotiert und mehrheitlich im Eigentum der Republik Österreich, ist ein Schlüsselunternehmen des Landes im Energiesektor. Der Verbund erzeugt und transportiert heute mit jährlich 30 Milliarden Kilowattstunden rund die Hälfte des heimischen Strombedarfs. Rund drei Mal so hoch ist das gesamte Stromhandelsvolumen, das zum größten Teil im europäischen Ausland erwirtschaftet wird. Damit ist er der mit Abstand größte Stromerzeuger und -transporteur des Landes auch ein wichtiger Spieler auf dem europäischen Elektrizitätsmarkt. Mehr Information unter www.verbund.at.
