Thomas Königshofer und die Herausforderungen eines PM-Office
next news: Herr Königshofer, Sie sind jetzt seit über einem Jahr in Bulgarien bei der Mobiltel für das PM-Office verantwortlich. Welche Aufgaben haben sich Ihnen zu Beginn gestellt?
Thomas Königshofer: Die wichtigtste Aufgabe war es, Strukturen zu setzen. Damit meine ich einerseits sinnvolle Strukturen für das Projektportfoliomanagment zu finden und andererseits Rollen und Verantwortungen für das Einzelprojektmanagement zu definieren. Mobiltel ist seit über 10 Jahren als Mobilfunkbetreiber auf dem bulgarischen Markt tätig, und hat somit eine eigene Geschichte und eine ausgeprägte eigenständige Unternehmenskultur. Für mich war überraschend, dass es bis dahin keinen strukturierten Ansatz zum Portfoliomanagement gab. Einzelne Projekte wurden oft improvisiert aufgesetzt und dann „on the fly“ betrieben.
Im Juli 2005 wurde das Unternehmen Teil der mobilkom austria group, unmittelbar danach haben wir begonnen, einen besonderen Schwerpunkt zum Thema Projektmanagement zu setzen. Auf der Basis unserer Erfahrungen innerhalb der Gruppe hatten wir natürlich klare Vorstellungen, wie Projektmanagement und Portfoliomanagement bei Mobiltel verankert werden soll. Trotzdem war es mir wichtig, Mobiltel nicht bloss ein Modell aufzupfropfen, sondern möglichst bestehende Strukturen bei der Umsetzung des Konzepts zu nutzen und Promotoren innerhalb der Organisation für ein neues Rollenverständnis zu gewinnen.
Weiters haben wir gleich zu Beginn einige unternehmensweite, komplexe Projekte ausgewählt, deren Projektleiter organisatorisch dem PM-Office zugeordnet wurden. Auf diese Weise konnten wir zeigen, dass zumindest bei „A-Projekten“ Projektmanagement ein Full-Time-Job ist und darüber hinaus mit diesen Projekten konkrete Beispielwirkungen auf die übrigen Projekte des Portfolios erzielen.
Wichtig war natürlich auch gleich zu Beginn die Durchführung von entsprechenden Trainings und Coachings für Auftraggeber und Projektmanager. Zur besseren Kommunikation unserer Leistungen haben wir sehr schnell ein eigenes kleines Portal im Intranet entwickelt. Darauf bin ich stolz. Wir konnten das in Eigententwicklung mit geringen Kosten umsetzen, und bis jetzt hat es seinen Zweck recht gut erfüllt.
next news: Wie sind Sie zu diesem Job gekommen?
Thomas Königshofer: Ganz einfach, es gab eine gruppenweite Ausschreibung, ich habe mich beworben und wurde ausgewählt. Natürlich war dabei das Know-How, dass ich mir bei mobilkom austria als Projekte-Controller aneignen konnte, von Vorteil.
next news: Mit welchen spezifischen Herausforderungen sind Sie in der Mobiltel in Bezug auf den Aufbau von Projektmanagement konfrontiert?
Thomas Königshofer: Wie schon gesagt, Mobiltel war 2005 kein Greenfield Operator, sondern hatte eine für die Mobilfunkbranche beachtlich lange Geschichte. Insgesamt überwogen daraus die positiven Effekte: man arbeitet in den verschiedensten Fachbereichen mit Profis, man findet schnell eine gemeinsame Gesprächsbasis. Erfreulich war, dass die meisten Key Player auch bereit waren, sich auf neue Ansätze im Projektmanagement einzulassen.
Spezifisch für Mobiltel war aus meiner Sicht, dass bis dahin Entscheidungen und Verantwortung kaum delegiert und fast ausschliesslich vom oberen Linienmanagement getragen wurden. So hatten etwa Auftraggeber und Projektmanager keine wirkliche Verantwortung über den Ressourceneinsatz in Projekten. Daher war es wichtig, nicht nur an einem „change of mindset“ zu arbeiten, sondern auch rasch Instrumente zur Planung von Budgets und Personalressourcen zu entwickeln.
Auch die Einbindung der Projektverantwortlichen in den Beschaffungsprozess und schliesslich die Einführung von Instrumenten zur Budgetkontrolle in SAP waren wichtige Neuerungen. Nur mit diesen Werkzeugen war es möglich, ein neues Rollenverständnis mit Leben zu erfüllen, ein Rollenverständnis, das den Projektteams wesentlich größere Eigenverantwortung hinsichtlich der Erreichung der Projektziele überträgt. Dabei war es natürlich wichtig, dass der neue Vorstand voll hinter diesen Massnahmen gestanden ist. Die Herausforderungen, vor denen wir heute stehen, würde ich nicht so sehr als Mobiltel-spezifisch sehen. Ich denke, dass viele Unternehmen etwa bei der Frage einer wirksamen Einbindung von Projektzielen in ein gesamthaftes System von Zielvereinbarungen oder bei der Entwicklung von Karrierepfaden für Projektmanager noch vor Herausforderungen stehen.
next news: Hat es Widerstände, gegebenenfalls auch auf der kulturellen Ebene, gegeben und wie lösen Sie diese?
Thomas Königshofer: Natürlich gibt es in Bulgarien kulturelle Besonderheiten, etwa die besondere Stärke, in jeder Lebenslage gut improvisieren zu können, was etwa beim Umgang mit Projektkrisen sehr hilfreich ist. Andererseits ist es für Österreicher ungewohnt, dass komplexen Vorhaben und Projekten hier nicht immer eine Phase detaillierter Planung vorangeht. Man muss sich dieser Unterschiede bewusst sein, insgesamt halte ich es aber für einen Fehler, diesen kulturellen Besonderheiten zu viel Bedeutung beizumessen. Im Endeffekt kommt es immer auf den Einzelnen an.
next news: Wie reagiert das Management und vor allem die Projektleiter/innen auf die Service- und Supportleistungen des PM-Office?
Thomas Königshofer: Wir haben im Mai eine erste Umfrage bei unseren internen Kunden zur Zufriedenheit mit den von uns erbrachten Leistungen gemacht. Dabei zeigt sich, dass das Top-Management vor allem die durch das Projektportfolio-Management enstandene Transparenz schätzt. Die Projektleiter, die ständig mit uns in Kontakt sind, sind überwiegend mit unseren Support-Leistungen zufrieden. Bei Projekt-Teammitgliedern wird hingegen der Mehrwert unserer Leistungen weniger wahrgenommen. Daneben gibt es auch Indikatoren, die zeigen, dass der strukturierte Ansatz zum Projektmanagement als administrative Belastung gesehen wird.
next news: Welche weiteren Schritte planen Sie zur Professionalisierung des Projektmanagements bei Mobiltel?
Thomas Königshofer: Wir müssen das Projektmanagement Know-how auf eine breitere Basis stellen, bis jetzt war es nur möglich, eine relativ geringe Anzahl von Key Playern zu schulen und zu coachen. Darüber hinaus wollen wir eine PM-Community etablieren und innerhalb dieser Community zum Erfahrungsaustausch anregen. Die Entwicklung eines Karriere- und Entwicklungspfades für Projektmanager ist ein weiterer Schritt. Last, but not least, müssen wir auch an einer weiteren Professionalisierung im Umgang mit unseren Lieferanten arbeiten.
next news bedankt sich für das Gespräch!
