Multiprojektmanagement - ein aktuelles Thema für viele Unternehmen.
Ing. Kurt Weiss, MSc, Projektmanagement-Verantwortlicher bei der Salzburg AG berichtet, wie es ihm bei der Schaffung einer entsprechenden Multiprojektmanagementumgebung gegangen ist.
Wissen Sie, welche und wie viele Projekte in Ihrem Unternehmen aktuell laufen, wissen die unterschiedlichen Projekte voneinander, wird eventuell ein und das selbe Thema in mehreren Projekten bearbeitet, welche Synergien sind in der fehlenden Verbindung zwischen den Projekten verborgen, wann erfährt die Unternehmensleitung von Problemen in Projekten, wenn sie bereits an die Wand gefahren wurden oder früher, wenn noch Korrekturen möglich sind? Überlegungen, die zur Einführung eines Multiprojektmanagement führen können.
next news: Herr Weiss, die Salzburg AG hat sich dafür entschieden, ein Multiprojektmanagement (MPM) einzuführen. Welchen Status hatte das Projektmanagement zu diesem Zeitpunkt?
Kurt Weiss: Zum Zeitpunkt dieser Entscheidung, im November 2004, war die Einführung eines strukturierten Einzelprojektmanagements seit ungefähr einem halben Jahr abgeschlossen. Von September 2003 bis zum Frühjahr 2004 wurde ein Projekt mit dem Titel „Projektmanagement – Professionalisierung“ durchgeführt.
Im Zuge dieses Projekts wurden die Projektmanagement-Prozesse und die Werkzeuge zur Unterstützung der Abwicklung des Projektmanagements (PM) aufgestellt. Die angesprochenen Prozesse und Hilfsmittel bilden die Basis für ein strukturiertes PM in der Salzburg AG. Das vorliegende Ergebnis, das von einem engagierten Projektteam erarbeitet wurde, steht seither im Intranet des Unternehmens für alle Mitarbeiter/innen zur Verfügung. Entsprechend diesen PM-Richtlinien werden seither Projekte im Unternehmen abgewickelt.
Neben Organisationsentwicklungsmaßnahmen wurde auch die Personalentwicklung zum Thema Projektmanagement (PM) aktiv. Eine ganze Reihe von Schulungen wurde ins Schulungsportfolio des Unternehmens aufgenommen: Grundlagentrainings, weiterführende Schulungen zu den PM-Prozessen, zum Projektcontrolling, Fresh Up’s für erfahrene Projektleiter, aber auch Schulungen zur Unterstützung der Handhabung von EDV-Werkzeugen für PM. Neben diesen Schulungsreihen für Projektleiter wurden auch entsprechende Angebote für Projektmitarbeiter und Führungskräfte der Linie bereitgestellt.
next news: Welche Überlegungen haben zum weiteren Schritt in ein Multiprojektmanagement geführt?
Kurt Weiss: Grundsätzlich wurde die Entscheidung für ein Multiprojektmanagement bereits gemeinsam mit der Entscheidung für die Einführung eines strukturierten Einzelprojektmanagements gefällt. Dabei war allerdings auch klar, dass eine gleichzeitige Einführung von Einzel- und Multiprojektmanagement das Unternehmen zu sehr fordern würde und ein stufenweiser Einstieg leichter akzeptiert und realisiert werden kann. Beim Projekt zur Einführung des Einzelprojektmanagements wurde die Einführung eines Multiprojektmanagements als Nicht-Ziel definiert und damit ausgeschlossen.
Nach dessen Abschluss die grundlegenden Ziele/Nutzen-Überlegungen zum Multiprojektmanagement um die Erkenntnisse aus der Einführung des Einzelprojektmanagements ergänzt und in einem Projektantrag zur Einführung eines MPM in der Salzburg AG an den Vorstand als Projektauftraggeber formuliert.
next news: Wie sahen die Ziele und der daraus ableitbare Nutzen hinsichtlich Multiprojektmanagement aus?
Kurt Weiss: Die primäre Motivation zur Einführung des Multiprojektmanagements war zum damaligen Zeitpunkt, einen Überblick über alle im Unternehmen laufenden Projekte zu erhalten, um daraus und über die Erfassung der wichtigsten Projektparameter entsprechende Informationen zum Projektstatus und eventuelle Steuerungsnotwendigkeiten zu erhalten. Im Wesentlichen waren das die Stati hinsichtlich Leistungen, Terminen, Ressourcen und Kosten.
Hieraus kann ein Beitrag zur Unternehmenssteuerung, also die Steuerung des Budget- und Ressourceneinsatzes für Projekte und die Prüfung der Projekte auf Konformität mit der Unternehmensstrategie durchgeführt werden. Wichtig erschien auch, dass die Synergien zwischen den Projekten gehoben werden können und die jeweiligen Projektthemen auch wirklich exklusiv in einem Projekt bearbeitet werden und damit Mehrgleisigkeiten in Projekten verhindert werden können. Weitere Ziele waren, eine Entscheidungshilfe für die Beauftragung neuer Projekte zu bieten, die Priorisierung der Projekte untereinander zu erleichtern und mehr Transparenz hinsichtlich Beeinflussung der Projekte untereinander zu schaffen.
Im Vordergrund standen auch Fragen der Erfolgskontrolle in Projekten, der Durchführung der Projektevaluierung, also auch die Frage zu stellen: „Wurden die ursächlichen Ideen des Projekts tatsächlich umgesetzt?“
Im Multiprojektmanagement sollte auch eine Vorgangsweise gefunden werden, wie mit Projekten umgegangen wird, für die Handlungsbedarf besteht. Die Etablierung eines zentralen Gremiums zur Steuerung des Projektportfolios sollte geprüft werden und ein Beitrag zur lernenden Organisation (Wissensspeicher und Wissensverwertung) geleistet werden.
next news: Welche Zeit wurde für die Durchführung des Projekts Multiprojektmanagement veranschlagt und welche die Einführung eventuell behindernden Umstände wurden bereits zu Beginn berücksichtigt?
Kurt Weiss: Das Projekt sollte nach 8 Monaten abgeschlossen werden, letztlich wurden allerdings 9 Monate daraus. Der Grund hiefür war, dass in der Endphase des Projekts ein Pilotbetrieb des Multiprojektmanagements geplant war und dieser Probebetrieb Unklugerweise in die Urlaubszeit fiel.
Bereits zu Begin des Projekts wurde ein Rahmen vereinbart, der die Umsetzung eines Multiprojektmanagements fördern sollte. Keinesfalls sollte im Einzelprojektmanagement ein Mehraufwand entstehen, es sollte kein Ersatz für andere Unternehmenssteuerungswerkzeuge geschaffen werden, keine Ablösung von Controllingprozessen stattfinden und es war auch nicht Ziel, ein Ressourcenmanagement für das Gesamtunternehmen zu schaffen.
next news: Nachdem das Projekt nun abgeschlossen ist und das Multiprojektmanagement im Unternehmen implementiert wurde, welches Resümee können Sie daraus ziehen?
Kurt Weiss: Das Projekt wurde erfolgreich abgeschlossen und damit steht dem Unternehmen eine Multiprojekt-Management Umgebung zur Verfügung, die über das Hilfsmittel Intranet für alle Mitarbeiter/innen zugänglich ist. Abhängig von der jeweiligen Rolle im Unternehmen bzw. in Projekten kann das Projektportfolio als Informations-, Steuerungs-, Arbeits-, und Berichtsmittel genutzt werden.
Rückblickend muss festgestellt werden, dass zur Einführung eines Multiprojektmanagements die Reviewschleifen zwischen Projektteam und Projektauftraggeber sehr wichtig waren. Das frühzeitige Reflektieren der Teilergebnisse mit dem Projektauftraggeber erleichtert die Abstimmung der zu erbringenden Ziele zwischen Projektteam und Projektauftraggeber.
Erkenntnis ist aber auch, dass an die erfolgreiche Einführung eines Multiprojektmanagements bzw. des Sinnvollerweise zugehörigen Einzelprojektmanagements auch eine entsprechende Änderung der Unternehmenskultur geknüpft ist. Der Organisation muss eine gewisse Zeit zugestanden werden, damit dieser Prozess von der Ebene der Richtlinie bzw. Vorgabe in die Ebene des täglichen Arbeitslebens einfließen kann. In diesem Punkt muss laufend Überzeugungsarbeit geleistet werden, auch über den Abschluss des Projekts hinaus. Damit wird klar, dass für das Themengebiet eine entsprechende Verantwortlichkeit über den Projektablauf hinaus im Unternehmen geschaffen werden muss.
next news bedankt sich für das Gespräch!
