Mit FOKUS den FOKUS auf die Orderprozesse gelegt
Immer komplexere Produkte, schnellere Durchlaufzeiten mit permanenten Statusrückmeldungen bei steigendem Druck zur Personaleinsparung. Lässt sich das realisieren?
Mit dem Projekt FOKUS setzt die Auftraggeberin Monika Koczi in einem großen Telekom-Unternehmen in der Neugestaltung der Orderprozesse auf SAP.
next news: Sie haben ein großes Projekt zur Optimierung der Orderprozesse beauftragt, was sind die Schwerpunkte?
Monika Koczi: Im Projekt FOKUS werden wir mit durchgängigen IT-gestützten Prozessen in der Auftragsverwaltung die Erfassung redundanter Daten vermeiden, die automatisierte Anbindung der Leistungspartner realisieren und zu jedem Zeitpunkt die aktuellen Stati rückgemeldet bekommen. Mit diesen Ergebnissen können wir die Einsparungspotentiale ausreizen und darüber hinaus das projektorientierte Ordergeschäft rasch und effizient umsetzen.
next news: Sie haben sich für die Umsetzung SAP ausgesucht. Müssen Sie in diesem mächtigen System nicht erneut mit sehr komplexen Prozessen rechnen?
Monika Koczi: Wir haben uns ganz bewusst für SAP entschieden, weil es das einzige verfügbare System ist, mit dem wir die Anbindung an alle notwendigen Tools und Module realisieren können. Damit das Handling aber benutzerfreundlich und effizient ist, werden wir FOKUS mit eigens gestalteten Weboberflächen in SAP realisieren.
next news: Wo sehen Sie die speziellen Herausforderungen in diesem Projekt?
Monika Koczi: Da gibt es eine ganze Menge. Ich beschränke mich hier einmal auf die 3 wichtigsten Punkte aus meiner Sicht:
- In unserem großen Unternehmen haben sich die unterschiedlichen IT-Anwendungen recht unterschiedlich entwickelt. Die IT-mäßige, automatisierte Verzahnung mit Hin- und Rückmeldungen bzw. mit interaktiven Beteiligungen der Leistungspartner ist ein unternehmensweiter Meilenstein, aber eben eine sehr hohe Anforderung.
- Um die Produkte in ihren kundenspezifischen Ausprägungen ordern zu können, müssen sie neu und bis in die Tiefe von Basisprodukten und Verrechnungsinformationen angelegt werden. Ein Schwesterprojekt zu FOKUS ist dabei, diese Herausforderung zu lösen. Wir arbeiten an den Produkt- und Prozessgestaltungen dazu mit.
- Die Zusammenführung obiger Herausforderungen und die konsensuelle Abstimmung mit allen Leistungspartnern ist die letzte große Hürde für die Einführung unseres neuen Ordersystems FOKUS.
next news: Gab es auch Krisen in Ihrem Projekt?
Monika Koczi: Auch hier könnte ich schon einige Seiten füllen. 2 Krisen fallen mir aber spontan ein:
Einmal konnte das technische IT-Projekt zur Verzahnung aus unternehmensinternen Gründen nicht planmäßig weitergeführt werden. Durch die direkte Abhängigkeit mussten wir auch FOKUS für einige Monate stoppen.
Die 2. große Krise war eine klassische IT-Projekt-Krise: Es gab zwar ein Pflichten- und ein Lastenheft. Die Interpretationsunterschiede waren aber so groß, dass wir nicht mehr an die Realisierung unserer Ziele glaubten.
next news: Welche Maßnahmen haben Sie vor allem in der 2. Krise getroffen?
Monika Koczi: Wir haben ganz bewusst eine 3-monatige Zeitverzögerung in Kauf genommen und in intensiven Krisenworkshops aus dem Pflichten- und Lastenheft ein gemeinsames Abnahmedokument spezifiziert, auf dessen Basis jetzt die Umsetzung erfolgt und welches eben gleichzeitig auch die Grundlage für unsere Abnahme ist.
next news: Wann wird FOKUS in Betrieb gehen und welche Schritte sind noch notwendig?
Monika Koczi: Gemäß Terminplan werden wir im April 08 mit dem Pilotbetrieb beginnen und Ende Mai 08 das gesamte Ordering aus Business Solutions auf FOKUS umstellen. Bis dahin sind vor allem das AG-Projektteam mit dem Qualitätsmanagement und unseren TestuserInnen am Wort, die in Schleifen Anwendungen testen, Fehler rückmelden, und hoffentlich letztlich die Abnahme empfehlen werden.
next news: Was würden Sie aus heutiger Sicht als Auftraggeberin anders machen?
Monika Koczi: Jedenfalls würde ich die Projektorganisation anders initiieren. Wir hätten uns in manchen Fragen leichter getan, wenn wir für die Realisierung ein Programm aufgesetzt hätten, unter dem die einzelnen Projekte überschaubarer realisiert und effizienter koordiniert werden hätten können.
Darüber hinaus ist mir wieder einmal klar geworden, wie wichtig die sozialen Aspekte des Projektteams sind. Ich denke, wir hätten die Missverständnisse zwischen AG-Vertretern und Entwicklern verhindern können, wenn es frühzeitig auch soziale Maßnahmen für das Team gegeben hätte – auch darauf werde ich in Zukunft verstärktes Augenmerk legen.
next news bedankt sich für das Gespräch!
Monika Koczi leitet in der Telekom Austria den Bereich Fulfillment in Business Solutions. Davor war sie Projektmanagerin in der Spardat und hat dort große IT-Projekte zur Installation von Bankensoftware umgesetzt.
