„Wir geben unseren Projektmanagern ein festes Gerüst“
Wolfram Keller, Head of Project Management bei Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG
Anbieter von Lösungen für Businesskommunikation stehen vor immensen Aufgaben: Sie finden bei ihren Kunden häufig grundverschiedene, bereits vorhandene Kommunikationsumgebungen vor, eine technische Vielfalt, die sie in ihrer Lösung „unter einen Hut“ bringen müssen. Solche Integrationsprojekte gelten als extrem komplex und schwierig. Sie erfordern perfektes Projektmanagement. Wolfram Keller, Head of Project Management bei Siemens Enterprise Communications für Deutschland, berichtet über seine sich rasant wandelnde Branche, über Herausforderungen für das Projektmanagement und Ansätze, die sich bei dem führenden Anbieter bewährt haben.
next news: Herr Keller, die Kommunikationstechnik in der Arbeitswelt wächst immer weiter zusammen. Dies merkt man im Alltag. Hatten wir früher Telefon, Handy, PC und Laptop, so kommen heute viele mit einem einzigen Smartphone aus. Mit diesem Smartphone nehmen wir an Videokonferenzen teil. Oder wir telefonieren von unserem Tablet-PC, quasi direkt aus unserem elektronischen Kalender heraus.
Wolfram Keller: Völlig richtig! Der Trend zur uneingeschränkten Kommunikation wird sich zukünftig weiter verstärken. So werden Social Media – wie etwa Facebook, LInkedin, Xing, Twitter, und andere populäre Internetdienste - weiter in die Kommunikationswelt von Unternehmen integriert, dieser Trend ist klar zu erkennen. Die Grenzen zwischen Arbeitswelt und Privatwelt verwischen. Für den Anwender wird die Arbeit mit den Kommunikationsmitteln immer einfacher. Für Unternehmen wird die Kommunikation immer preiswerter und effizienter.
next news: Diese Integration kommt ja nicht von allein. Unternehmen investieren viel Geld in ihre Infrastruktur. Hinter diesen Veränderungen stehen große, hochkomplexe Projekte, in denen verschiedene Anwendungen und Systeme zusammengeführt und auf eine einheitliche Basis gestellt werden.
Wolfram Keller: Die Projekte, in denen allumfassende Kommunikationslösungen für Unternehmen erarbeitet werden, sind in der Tat hochkomplex. Kunden fordern flexible, skalierbare und leicht einsetzbare Lösungen. Diese Lösungen müssen sich nahtlos in die bereits vorhandene Umgebung einfügen. Da gleicht kein Projekt dem anderen! Jedes Mal muss aufs Neue nach einer individuell passenden Lösung gesucht werden. Siemens Enterprise Communications bietet hierfür ein allumfassendes Kommunikationsportfolio, ohne an einen Hersteller gebunden oder bei der Technologie beschränkt zu sein. Die Trends sind Cloud Computing, Privat-Clouds für Unternehmensnetze oder Public-Clouds als Service für den Mittelstand. Cloud-Technologie ermöglicht einfaches Managen einer flexibelen und globalen Lösung.
next news: Ihr Unternehmen Siemens Enterprise Communications zählt zu den Marktführern in dieser hochinnovativen Branche. Allein in Deutschland laufen bei Ihnen parallel deutlich über einhundert Projekte mit einem Auftragsvolumen von jeweils mehreren hunderttausen Euro bis hin zu dreistelligen Millionenbeträgen. Was uns interessiert: Welchen Stellenwert hat das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen?
Wolfram Keller: Einen sehr hohen Stellenwert! Es ist klar, dass wir unsere Projekte nur durch eine strukturierte Vorgehensweise erfolgreich bearbeiten können.
next news: Projektmanagement ist für Ihr Unternehmen also eine Schlüsselkompetenz?
Wolfram Keller: Mit Sicherheit. Alle unsere Projektmanager sind sorgfältig ausgebildet, etwa achtzig Prozent von ihnen sind zertifiziert. Wir haben für die Projektabwicklung einen durchgängigen Prozess erarbeitet und damit unser Projektmanagement auf hohem Niveau standardisiert.
next news: Nacheinander, bitte. Was verstehen Sie genau unter strukturierter Vorgehensweise?
Wolfram Keller: Ich gebe Ihnen ein Beispiel. Wer vor einem komplexen Projekt steht, braucht zunächst Übersicht und anschließend eine sinnvolle Gliederung. Er wird den Berg von Aufgaben, dem er sich gegenübersieht, auflisten, Verantwortliche für Arbeitspakete benennen und die Pakete nach Meilensteinen ordnen.
next news: Dafür braucht der Projektmanager zunächst ein Raster, nach dem er seine Projekte ordnen kann. Eine Art Modell...
Wolfram Keller: Dieses Modell geben wir ihm. Wir bieten ihm eine feste Struktur für sein Projekt. Beispielsweise nennen wir ihm zur Orientierung Hauptmeilensteine und Quality-Gates – etwa für die Übergabe des Auftrags, für die Feinplanung oder den Projektabschluss. Dieses Raster bildet das Rückgrat seines Projekts. Es ist in unserer Prozess-Guideline PM@SEN verbindlich ausgestaltet.
next news: Der Anfang eines Projekts – die Startphase – gilt unter Fachleuten als besonders wichtig. In dieser Phase werden jene Aufgaben bearbeitet und Weichen gestellt, die am Ende über den Erfolg entscheiden.
Wolfram Keller: Der Projektstart hat eine große Bedeutung für das Projekt. In dieser Phase werden wichtige Managementaufgaben bearbeitet, etwa die Terminplanung, das Risikomanagement, die Ressourcenplanung oder die Bestimmung von Zielen und Nicht-Zielen. Auch die für Projekte so wichtige Projektumweltanalyse gehört dazu. Die Startphase ist in unserem Projektmanagement stark ausgeprägt.
next news: Nicht alle Beteiligten eines Projekts sehen ein, dass am Anfang eines Projekts zunächst vorbereitende Aufgaben stehen müssen. Manche Teams werden gedrängt, umgehend die technischen Arbeiten aufzunehmen.
Wolfram Keller: Wenn bei allen projektbeteiligten Parteien erfahrene Projektmanager und Projektteammitglieder arbeiten, dann wird die besondere Bedeutung der Startphase akzeptiert.
next news: Eben haben Sie Ihre „PM@SEN“ genannte Prozess-Guideline erwähnt. Diesen einheitlichen, verbindlichen Prozess haben Sie in den vergangenen Jahren intensiv erarbeitet. Was zeichnet diese Guideline aus?
Wolfram Keller: Zunächst einmal, dieser Prozess ist durchgängig. Er reicht von der Beauftragung bis hin zum Projektabschluss und Vertragsende. Er umfasst jede Projektphase und Zwischenstation. Ebenso wichtig: Der Prozess gibt nicht nur die Vorgehensweise vor. Er stellt unseren Projektmanagern auch sämtliche Management-Werkzeuge zur Verfügung, die sie für die Bearbeitung der Aufgaben benötigen.
next news: Wie darf ich mir dies in der Praxis vorstellen?
Wolfram Keller: Die Prozess-Guideline ist als Webtool aufbereitet, also als Intranetanwendung. Hauptmeilensteine und Quality Gates sind vorgegeben; sie bilden das Gerüst. Zu jedem dieser Hauptmeilensteine finden Sie beispielsweise die erforderlichen Richtlinien hinterlegt, die Rollen mit ihrer jeweiligen Verantwortung sowie die erforderlichen Tools. Konkret: Der Projektmanager findet zu jeder Projektphase unter anderem Musterschreiben, Checklisten, Mitkalkulationstools, Formulare und Handbücher. Er sieht sofort, was er für das Erreichen eines Meilensteins zu liefern hat.
next news: Beispiel Abnahmeprotokoll: Findet er Angaben dazu, wer das Protokoll zu unterschreiben hat?
Wolfram Keller: Ja! Wie gesagt, die Hilfen sind sehr detailliert. Wir nennen nicht nur die zu erledigenden Managementaufgaben, sondern helfen auch bei der Bearbeitung und geben Hilfe, diese Aufgaben vollständig zu erledigen. Damit erleichtern wir nicht nur die Arbeit. Wir beugen auch Versäumnissen und Fehlern vor.
next news: Andere Unternehmen haben mit solchen verbindlich und detailliert festgeschriebenen Prozessen durchaus Probleme. Projektmanager akzeptieren die Standards nicht. Sie arbeiten weiter nach eigenem Gusto. Wie haben Sie Ihre Projektmanager für die Guideline gewonnen und die Akzeptanz sichergestellt?
Wolfram Keller: Zum einen durch die Arbeitshilfen, die die Guideline beinhaltet. Diese Werkzeuge sind für unsere Projektmanager sehr hilfreich. Zum anderen durch unser Schulungsprogramm. Wie gesagt, wir bilden unsere Projektmanager sehr gründlich durch ein hauseigenes Schulungsprogramm aus. Das Curriculum orientiert sich an unserer Guideline. In den Lehrgängen wird mit der Guideline gearbeitet, die Teilnehmer lernen mit den Werkzeugen und Arbeitshilfen umzugehen. Dabei erkennen sie schnell den praktischen Nutzen der Guideline und verstehen die hinter dem Prozess liegende Absicht.
Fortsetzung folgt! In der nächsten Ausgabe unseres Newsletters finden Sie den zweiten Teil des Interviews. Wolfram Keller berichtet, wie sein Unternehmen auf Projektmanager-Talentsuche geht, wie es Projektmanager qualifiziert – und wie es sich zur projektorientierten Organisation gewandelt hat.